IT企業 A社のケース
A社はProofNTopNotを利用し、提携契約書の不備を発見。更新条項の曖昧さを改善したことで、後の紛争を未然に防ぎました。
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定義
本ポリシーにおける主要な用語の定義は以下の通りです。
個人データとは、特定の個人を識別できる情報を指します。
処理とは個人データの収集、記録、保存、利用などを含みます。
当サービスの利用者を指し、サービスに登録・アクセスする者を意味します。
ProofNTopNotが提供する法的文書確認プラットフォームを指します。
ブラウザに保存される小さなデータファイルで、ユーザー体験の最適化に使われます。
データ収集について
ユーザーから収集する情報は、以下の種類に分類されます。
ユーザー提供データ
サービス利用時にユーザーが直接提供する情報です。
- 氏名、住所、連絡先情報
- アカウント登録情報
- 法的文書のアップロード内容
- 問い合わせ時のメッセージ内容
- アンケート回答情報
- 利用状況のログ情報
自動的収集されるデータ
システムによって自動的に収集される情報です。
- IPアドレス
- クッキー情報
- ブラウザ種類や言語設定
- アクセス日時・利用履歴
- 端末情報
- リファラー情報
第三者からの情報
信頼できる第三者事業者から取得する必要なデータが含まれます。
- 支払決済代行業者からの情報
- 認証サービス提供者からのデータ
- 広告配信関連のトラッキング情報
データ利用目的
収集した個人情報は次の目的のために利用されます。
- サービスの提供および運営
- ユーザーサポート対応
- 不正利用の防止
- サービス改善と新機能開発
- 法令遵守のための対応
- マーケティングおよびプロモーション活動
- セキュリティの確保
- 統計分析とレポート作成
法的根拠
当社は以下の法的根拠に基づき個人情報の処理を行います。
- 契約履行のための処理
- 法令遵守のための義務
- 利用者の同意に基づく処理
- 正当なメリットのための処理
GDPR対応
ProofNTopNotはEU一般データ保護規則（GDPR）に準拠した管理を実施しています。
- 利用者の同意取得と記録
- データ主体の権利尊重
- データ保護責任者の設置
- データ漏洩時の通知体制
- 国際移転時の適切な保護措置
- 定期的な内部監査と教育
クッキーの利用について
ProofNTopNotはサービス向上のためにクッキーを利用し、ユーザー体験を最適化しています。
クッキーはセッション、永続、第三者クッキーに分けられ、それぞれの機能があります。
必要不可欠、機能性、分析、広告配信の4カテゴリーに分類し、適切に管理しています。
ユーザーはブラウザ設定によりクッキーの制御や拒否が可能です。ただし一部機能が制限される場合があります。
クッキーポリシー詳細はこちら
データ共有について
ProofNTopNotは業務遂行に必要な範囲で、信頼できる第三者とデータを共有します。
- 契約履行のための業務委託先
- 法令対応に協力する公的機関
- 決済関連の経営機関
- マーケティング支援企業
- ITシステム運用者
- その他ユーザー承諾を得た第三者
国際データ転送
ProofNTopNotは必要に応じて海外にデータを転送しますが、適切な保護措置を講じています。
欧州委員会の認可モデル条項や同等の安全対策を適用します。
データ保持期間
個人情報は利用目的達成後、法令で定められた期間保管し、その後適正に削除します。
アカウント情報は解約後最大5年間保持し、再利用やトラブル対応に備えます。
メッセージ履歴はユーザー同意を得た範囲で、最大6ヶ月間保存します。
アクセスログはセキュリティ監査のため最大1年間保存します。
データ消去は安全な方法で実施し、復元を防止します。
セキュリティ対策
ProofNTopNotは情報漏洩防止のため、複数の技術的・組織的措置を実施しています。
- SSL暗号化通信によるデータ送信保護
- アクセス権限管理と監査ログ記録
- 定期的な脆弱性診断とスタッフ教育
ユーザーの権利
ユーザーは個人情報に関して以下の権利を有します。
- 開示請求権
- 訂正・追加請求権
- 利用停止及び消去請求権
- 処理制限請求権
- データポータビリティ権
- 同意撤回権
- 異議申立て権
- 自動処理に対する権利
マーケティング目的の利用
マーケティング関連のメール配信はユーザー同意に基づき実施されます。
配信停止希望はメール内のリンクまたはお問い合わせから可能です。
子どものプライバシー
13歳未満の方からの個人データは保護者の同意なしに収集しません。
第三者サイトへのリンク
当サイトは外部リンクを含みますが、そのプライバシーポリシーに責任を負いません。
ポリシーの変更について
法令改正やサービス内容の変更に応じてポリシーを見直し、サイト上で告知します。
